Políticas de privacidad y de tratamiento de datos personales ALFA

Lineamientos principales para el tratamiento y protección de datos personales Habeas Data para las empresas Alfagres S.A. En Reorganización, Baldosines Torino S.A., Pisotrans S.A. y Flor Gres S.A.S.

IDENTIFICACIÓN:

RAZÓN SOCIAL:
Alfagres S.A. En Reorganización
Baldosines Torino S.A.
Pisotrans S.A.
Flor Gres S.A.S.
Las cuales se denominarán en forma conjunta “Las sociedades”.

DOMICILIOS:
Bogotá D.C. – Colombia
Soacha - Cundinamarca

DIRECCIONES:
Av. Caracas No. 35-55 Bogotá D.C.
Autopista Sur Kilómetro 13 Soacha – Departamento de Cundinamarca

MARCO LEGAL:
Constitución Política de Colombia, artículo 15
Ley 1266 de 2008
Ley 1581 de 2012
Ley 2157 de 2021
Decretos reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010 y 1377 de 2013

GENERALIDADES

Las sociedades son compañías que se encuentran comprometidas y obligadas con la protección de la información de carácter privado y confidencial que es obtenida en el desarrollo de sus objetos sociales.
Nuestras políticas y procedimientos tienen como fundamento el marco legal mencionado anteriormente cuya finalidad es la protección de la información que nos ha sido confiada, siendo nuestro interés recolectar exclusivamente aquella información que ha sido suministrada voluntariamente y bajo el consentimiento informado de nuestros clientes, contratistas, proveedores, empleados, exempleados, visitantes; entre otros.
Esta información puede ser obtenida a través de cualquiera de los siguientes canales o medios, entre otros:

i. Relación comercial con el respectivo cliente, proveedor, contratista u otro tercero.
ii. Relación laboral con los empleados y exempleados.
iii. Aplicación a procesos de selección.
iv. Asistencia a eventos, seminarios, capacitaciones o cursos.
v. Remisión de correos electrónicos.
vi. Comercio a través de métodos no tradicionales o a distancia.
Debemos señalar que al suministrar, entregar o enviar cualquier tipo de información personal a las sociedades el titular de los datos acepta que dicha información va a ser utilizada de acuerdo con la presente política para el tratamiento de datos personales. Las sociedades no utilizarán los datos suministrados para actividades o propósitos diferentes a los aquí previstos. Sin embargo, en el evento que dicha información personal sea utilizada para otros propósitos, su utilización deberá estar amparada en alguna de las excepciones que sobre el particular prevé el ordenamiento jurídico.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Las sociedades podrán llevar a cabo el tratamiento de los datos personales de sus clientes para los propósitos de celebrar negociaciones de bienes y de servicios relacionados con el objeto social respectivo. Por esta razón, los contratos que se celebren con clientes se regirán por lo dispuesto en la presente política, o incluirán una cláusula que regule el tratamiento de la información a la que se acceda en virtud del mismo.
Los datos que sean recolectados por las sociedades podrán ser compartidos entre ellas o con terceros o con las autoridades que ejerzan la supervisión de las sociedades.
Los datos serán tratados con la autorización de su titular y dicha autorización faculta a las sociedades para almacenar, custodiar, captar, tratar, recolectar, reproducir, adoptar, extraer y transmitir la información entregada por los titulares.
Las sociedades podrán llevar a cabo el tratamiento de la información personal de sus clientes actuales o futuros y de aquellos clientes con los cuales haya terminado su relación comercial, con la finalidad de enviarles información comercial que a juicio de las sociedades pueda ser de su interés; así como enviarles ofertas comerciales, boletines, publicaciones o invitarlos a eventos que organicen las sociedades relacionados con su objeto social.
Así mismo las sociedades con ocasión de eventos, ferias, capacitaciones o demás actividades llevadas a cabo por éstas, podrán grabar y audios, videos o fotos de clientes del desarrollo de éstos. Estos audios, fotos o videos podrán ser utilizados por las sociedades en boletines, informes, publicaciones y en general en cualquier actividad de las sociedades.
Informamos que en las sedes o almacenes de las sociedades las personas o clientes que los visiten serán grabados a través de las cámaras de video-vigilancia instaladas por las sociedades con la finalidad de propender por su seguridad, así como para proteger los bienes de las sociedades. De conformidad con lo dispuesto en la Ley de protección de datos personales, los visitantes y los clientes autorizan esta grabación mediante el ingreso a las instalaciones, sedes o almacenes de las sociedades.

1. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES.

Consulta
Los titulares o sus causahabientes debidamente acreditados de conformidad con la ley, podrán consultar mediante solicitud escrita, sus datos que reposen en cualquier archivo o base de datos cuyo responsable sea alguna de las sociedades. En este sentido las sociedades garantizarán el derecho de consultar toda la información contenida en el registro individual del titular.
Rectificación y actualización de datos
Las sociedades tendrán la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta. Así mismo el titular tendrá derecho a actualizar su información personal mediante solicitud escrita dirigida a las sociedades.

Prueba de la autorización
El titular puede solicitar a las sociedades prueba de la autorización o de la aceptación dada para el tratamiento de sus datos; salvo en los casos que se enuncian en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Utilización
En todo momento el titular tendrá derecho a que las sociedades le informen, previa solicitud, el uso que le han dado a sus datos personales.
Quejas
Cuando el titular crea que se ha incumplido ésta política o la normatividad vigente sobre protección de datos personales, podrá presentar una queja en ese sentido ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Supresión
El titular podrá en todo momento solicitar a las sociedades la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de uno, de alguno o de todos los datos personales suministrados o recolectados por las sociedades, mediante la presentación de una solicitud escrita sobre el particular.

2. DEBERES DE ALFAGRES S.A., EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR
El titular o sus causahabientes, debidamente acreditados, que consideren que la información contenida en los archivos o en una base de datos, cuyo responsable sea una de las sociedades, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión; cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquier deber legal; cuando tengan alguna inquietud o reclamación respecto a la política, o cuando quieran consultar la información de que ellos tenga cualquiera de las sociedades, podrán presentar una petición o reclamo ante el área legal, cumpliendo con lo dispuesto por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Para efectos de las consultas de los datos personales almacenados en una de las bases de datos cuyo responsable sea alguna de las sociedades, deberá enviar una solicitud por escrito a la dirección indicada en el acápite 4.7 de la presente política acompañada de una dirección a la cual desea que le remitan la información, la identificación y una copia de la cédula de ciudadanía o pasaporte.

Una vez recibida la solicitud el área encargada tendrá 15 días hábiles para remitir la información del titular, cuando no sea posible atenderla dentro de dicho término, se informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la misma no pudiendo exceder de 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
SEGURIDAD
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto 1377 de 2013, las sociedades se comprometen a adoptar las instrucciones que para el efecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
No obstante las sociedades declaran que poseen políticas de seguridad de la información y aseguran su eficiente custodia para evitar que terceros no autorizados accedan a ésta.
MENORES DE EDAD
Las sociedades conocen sobre la prohibición legal para recolectar datos de menores de edad.
VIGENCIA
La presente actualización de la política entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación.

3. AUTORIZACIÓN.

La recolección almacenamiento, uso, circulación, corrección y supresión de datos personales por parte de las sociedades se sujeta al consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. Las sociedades en su condición de responsable de la privacidad y del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
La autorización constará en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización será emitida por las sociedades y será puesta a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012.
Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alteración a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.

4. ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS.

ÁREA ENCARGADA DE TRAMITAR LAS DUDAS, PETICIONES, QUEJAS O RECLAMOS
En cumplimiento a la normatividad vigente, las sociedades han dispuesto que el área encargada de tramitar las dudas, peticiones, quejas y/o reclamos de los titulares sea el área legal cuyos datos de contacto son los siguientes:

• Correo electrónico: dlegal@alfa.com.co

5. DEFINICIONES:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. En el aviso de privacidad se comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Cliente: Persona natural o jurídica que a cualquiera de las sociedades le adquiere productos o servicios en virtud de una relación comercial.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Empleado: Persona natural que presta sus servicios personales a cualquiera de las sociedades en virtud de una relación laboral.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Ex-empleado: Persona natural que prestó sus servicios personales con ocasión de una relación laboral a cualquiera de las sociedades.

Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra bienes y/o servicios a cualquiera de las sociedades.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

Visitante: Toda persona natural que se encuentre en las instalaciones de cualquiera de las sociedades y que no tenga la calidad de empleado.

6. VIGENCIA.

La presente Política rige a partir del 20 de noviembre de 2023.